재직증명서 발급방법｜활용처 유의사항 자주묻는질문까지 총정리

재직증명서 발급방법｜활용처 유의사항 자주묻는질문까지 총정리

대출, 전세보증금 반환 신청, 건강보험 자격 유지, 자녀 학교 제출 등
직장생활을 하다 보면 종종 필요한 서류가 바로 재직증명서입니다.

하지만 회사마다 양식도 다르고, 요청 방식도 다양해
막상 필요할 때 당황하시는 분들 많으시죠?

이번 글에서는 2025년 기준 재직증명서 발급 방법과 주의할 점, 활용처까지 한 번에 정리해드립니다.

 

 

 

재직증명서란?

재직증명서는 현재 해당 회사에 재직 중이라는 사실을 증명하는 공식 문서입니다.
기본적으로 회사가 발급하며, 공신력을 갖춘 증빙 자료로 다양한 용도로 사용됩니다.

 

활용처 예시

• 주택자금·전세자금 대출 시 재직 및 소득 증빙
• 신용카드 발급, 보험 가입 시 직장 확인
• 건강보험 자격 확인서와 함께 병원 제출용
• 자녀 전입신고, 어린이집 서류 등

단순한 이력서와 달리 회사 직인(또는 담당자 서명)이 있어야 효력이 인정됩니다.

 

 

 

재직증명서 발급 방법

1. 인사/총무팀 또는 관리자에게 요청 (가장 일반적 방법)

대부분의 회사는 인사팀 또는 경영지원팀에서 재직증명서를 발급합니다.

 

요청 방법

• 구두 요청 또는 이메일, 사내 인트라넷
• 발급 용도를 함께 전달하면 맞춤 서식으로 제공됨
• 보통 1~2일 이내 발급 가능

포함 내용

항목	필수 여부
성명, 생년월일	✔
입사일 / 현재 재직 여부	✔
소속 부서 및 직책	✔
발급일, 발급용도	✔
회사명, 사업자등록번호, 주소, 연락처	✔
대표자 서명 또는 직인	✔

 

용도: 은행 제출, 관공서 제출 등 반드시 명시해두면 처리 속도가 더 빠릅니다.

 

 2. 회사 포털·인트라넷에서 본인이 직접 출력

중견기업 이상 또는 IT 기반 회사라면 사내 시스템에서 직접 발급할 수 있는 경우가 많습니다.

 

절차

1. 인트라넷 로그인
2. 인사관리 메뉴 → 재직증명서 발급
3. 용도 및 언어 선택 (국문/영문)
4. PDF 또는 출력

직인이 필요한 경우엔 반드시 출력 후 인사팀 날인 요청해야 공식 문서로 인정됩니다.

 

3. 퇴직자라면 발급 가능 여부 확인 후 요청

퇴사 후 재직증명서를 요청하는 경우는 ‘재직 중이었음을 증명하는 용도’로 사용됩니다.
예: 경력증명, 이직용 서류, 근무이력 증빙 등

 

요청 요령

• 퇴사 후 3년 이내인 경우 대부분 발급 가능
• 전화 또는 이메일로 요청
• 본인 신분증 사본 요청될 수 있음
• 발급 용도 명확히 설명해야 처리 가능성 높음

일부 기업은 퇴직자에 대한 증명서 발급을 거부하거나 제한할 수 있으니, 퇴사 전 미리 발급받아두는 것이 안전합니다.

 

 

 

온라인 발급은 가능한가요?

공식 재직증명서는 회사에서만 발급 가능하며,
정부24, 국민연금공단, 건강보험공단 등에서는 재직 상태를 간접 확인할 수 있는 자료만 조회 가능합니다.

경로	발급 서류	비고
회사	재직증명서	공식 인정 문서 (직인 必)
국민연금공단	가입내역 확인서	회사명·가입기간 포함됨
건강보험공단	자격득실확인서	현재 직장가입자 여부 확인 가능
홈택스	근로소득원천징수영수증	재직 여부는 간접 확인 가능

 

제출처에서 ‘공식 재직증명서’를 요구할 경우 반드시 회사 발급본이 필요합니다.

 

 

 

발급 시 유의사항

• 출력본 제출 시, 직인 여부 확인 (날인 없으면 무효인 경우 있음)
• 전자파일 제출 시 PDF 형식 + 이메일 송부 흔함
• 제출일 기준 1개월 이내 발급본 요구하는 기관 많음
• 정규직/계약직/프리랜서 명시 여부에 따라 효력 달라질 수 있음

 

 

 

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 재직 중인데도 회사에서 발급을 거부하면 어떻게 하나요?

• 노동관계법상 의무는 아니지만, 사회 통념상 발급을 거부하는 건 부당한 처우로 해석될 여지 있음.
• 인사팀이 없거나 대표가 비협조적이라면 이메일 기록을 남겨 요청하세요.

Q. 영문 재직증명서도 발급 가능한가요?

• 가능함. 대부분의 회사는 국문·영문 양식 보유 중이며, 용도(해외 제출 등)를 명확히 전달해야 합니다.

Q. 급여 명세도 함께 기재해달라고 할 수 있나요?

• 가능합니다. 일부 기관은 ‘소득정보 포함 재직증명서’를 요구하기도 하므로 요청 시 사전에 협의하세요.

Q. 재직 중인데 건강보험 자격득실확인서엔 다른 정보가 나와요. 왜 그런가요?

• 입사 후 신고 지연, 퇴사 처리 오류 등의 사유가 있을 수 있으며, 회사 인사팀 확인이 우선입니다.

 

 

 

마무리 요약

재직증명서는 회사 인사팀 또는 사내 시스템을 통해 발급받는 것이 기본이며,
퇴직자도 일정 조건 하에 요청이 가능합니다.
제출처에서 요구하는 양식, 직인 유무, 발급일자 기준 등을 꼼꼼히 확인해야 하며,
공공기관 제출 시 반드시 원본 또는 PDF 파일로 제출해야 합니다.