근로계약서 사본 발급 방법｜회사 요청 문구, 전자계약 PDF, 퇴사 후 재발급, 거부 시 대응까지

근로계약서 사본 발급 방법｜회사 요청 문구, 전자계약 PDF, 퇴사 후 재발급, 거부 시 대응까지

처음 입사할 때 근로계약서는 썼는데, 정작 내 손에는 사본이 없는 경우가 꽤 많죠

나중에 대출 서류, 비자, 이직, 실업급여, 분쟁 같은 일이 생기면 그때부터 급해집니다.

이번 포스팅에서는 근로계약서 사본을 가장 깔끔하게 받는 방법, 회사에 요청할 때 말문 막히지 않게 쓰는 문구, 전자계약(PDF)로 받는 요령, 퇴사 후 재발급, 거부할 때 현실적인 대응 순서까지 정리해드리겠습니다.

 

 

 

사본이 필요한 순간

근로계약서 사본은 “있으면 마음이 편한 서류”가 아니라, 막상 필요할 때 대체가 잘 안 되는 서류입니다.

대표적인 상황은 아래처럼 자주 나옵니다.

• 이직 준비 중 경력·조건 증빙이 필요할 때
• 임금, 근로시간, 수당 조건을 확인해야 할 때
• 퇴직금, 연차, 주휴수당 계산 근거가 필요할 때
• 실업급여, 노동청 민원, 분쟁 대응을 해야 할 때
• 해외 제출용 서류로 근로조건 증명이 필요할 때

 

 

 

핵심 원칙

근로계약서는 근로조건을 서면(문서)으로 명시해 근로자에게 교부해야 하는 서류입니다.

그래서 입사 초기에 사본을 못 받았다면 “요청할 권리”가 충분히 있습니다.

이미 예전에 받았는데 내가 분실한 케이스는 회사가 의무로 또 줘야 한다고 단정하긴 어렵지만, 회사는 계약 관련 서류를 보관하는 편이라 재발급이 가능한 경우가 많습니다.

 

 

 

준비물

요청하기 전에 아래 3개만 정리해두면 대화가 빨라집니다.

• 입사일, 부서, 직무(대략)
• 계약 형태(정규직/계약직/아르바이트)
• 사본이 필요한 이유(짧게 한 줄이면 충분)

여기서 이유는 길게 설명할 필요 없어요

“서류 제출용”, “개인 보관용” 정도면 끝납니다.

 

 

 

회사에 요청

소통은 무조건 기록 남는 방식이 편합니다.

구두로 말하면 “나중에 말 바뀌는” 상황이 생기거든요

요청 채널 추천 순서

• 이메일
• 사내 메신저(대화 캡처 가능)
• 인사팀/총무팀 접수 시스템
• 문자(최후 수단)

요청 문구 예시 1

안녕하세요. 개인 보관용으로 근로계약서 사본(PDF 또는 출력본) 부탁드립니다

가능하시면 이메일로 회신 부탁드립니다.

요청 문구 예시 2

입사 당시 근로계약서 사본을 받지 못해 요청드립니다

근로계약서 사본 1부(PDF 가능) 전달 부탁드립니다.

요청 문구 예시 3(퇴사자)

안녕하세요. ○○년 ○월 ○일 퇴사한 ○○○입니다.

개인 서류 정리로 근로계약서 사본이 필요하여 요청드립니다

가능하시면 PDF로 전달 부탁드립니다.

 

 

 

전자계약(PDF)로 받기

요즘은 종이 대신 전자계약으로 체결하는 곳도 많습니다.

이 경우 포인트는 간단합니다.

• 서명된 최종본 PDF인지 확인합니다
• 본문에 임금, 근로시간, 휴일, 계약기간 같은 핵심 조건이 들어있는지 확인합니다
• 회사 직인이나 서명, 전자서명 이력이 포함돼 있는지 확인합니다
• 이메일로 받았다면 메일 원문도 같이 보관합니다

실제로 “파일만 덜렁” 받았다가 나중에 버전이 여러 개라 혼란이 생기는 경우가 있어서, 최종본 표시가 있는 파일로 받아두는 게 편합니다.

 

 

 

사본을 안 주거나 미루는 경우

이럴 때는 감정적으로 밀어붙이기보다, 순서를 밟는 게 제일 빠릅니다.

 

1. 한 번 더 정중하게 재요청
“확인 부탁드립니다”, “회신 가능 일정 부탁드립니다” 정도로 톤만 유지합니다.

 

2. 수신 확인이 되는 방식으로 요청
메일, 메신저, 문자처럼 기록이 남는 방식으로 바꿉니다.

 

3. 대체 서류도 동시에 확보
계약서 사본이 당장 안 나오면, 우선 아래 서류를 모아두면 나중에 도움이 됩니다.

• 급여명세서
• 출퇴근 기록(앱, 카드 태그, 캘린더)
• 업무 지시 메시지
• 채용 공고/오퍼 메일
• 4대보험 가입 내역(가능하면)

4. 계속 미교부 상태라면 공식 절차 검토

입사할 때부터 사본을 교부받지 못한 상태가 계속되고, 요청도 거부되는 상황이라면 관할 노동청 민원(진정)으로 해결되는 케이스도 있습니다.

이 단계로 가기 전엔 “요청 기록”을 꼭 확보해두는 게 좋습니다.

 

 

 

실사례

아르바이트로 들어가서 첫 달은 정신없이 일하다가, 나중에 주휴수당 얘기가 나올 때 계약서가 없어서 난감해지는 경우가 많습니다.

그때 회사에 “계약서 주세요”라고 구두로만 말하면 흐지부지 끝나는 일이 많고, 결국 손해를 보는 쪽은 근로자인 경우가 많습니다.

반대로 메신저로 사본 요청을 남기고, 급여명세서까지 같이 챙겨두면 대화가 훨씬 빨리 정리됩니다.

 

 

 

자주 묻는 질문

사본은 종이로만 받아야 하나요

PDF로 받아도 됩니다.

나중에 제출할 일이 있으면 출력해서 쓰면 되니까요

사본 요청하면 불이익 받을까 걱정돼요

정상적인 회사라면 개인 보관 요청은 흔한 요청이라 크게 문제되지 않는 경우가 많습니다.

요청 톤만 깔끔하게 유지하는 게 포인트예요

퇴사한 지 오래됐는데도 받을 수 있나요

회사에 따라 가능 여부가 갈리지만, 계약 관련 서류를 일정 기간 보관하는 편이라 “확인 후 전달”로 처리되는 경우가 많습니다.

 

 

 

마무리

근로계약서 사본은 처음엔 대수롭지 않게 넘기기 쉬운데, 필요해지는 순간엔 대체가 잘 안 되는 서류입니다.

가장 좋은 건 기록 남는 방식으로 짧게 요청하고, 가능하면 서명된 최종본 PDF로 받는 겁니다.

만약 계속 미루거나 거부되는 흐름이라면 요청 기록을 남기고, 급여명세서 같은 대체 증빙도 같이 확보해두면 나중에 훨씬 덜 흔들립니다.